Šest bodova tri. Toliko sati, prema nedavnoj studiji koju je naručio tehnološki div Adobe, Amerikanci u prosjeku provode svakodnevno odgovarajući na e-poštu. Drugim riječima: potrošite cijelu treći svog budnog života zalijepljen za vašu ulaznu poštu, odgovarajući na niti poruka koje bi se, iskreno, mogle raspršiti tijekom petominutnog IRL razgovora. Nešto mora dati.
Srećom, pribaviti nešto za davanje u mnogim je slučajevima jednostavno poput pritiskanja gumba. Primjenom niza provjerenih taktika možete smanjiti sate provedene na e-pošti. Samo pomislite: koliko biste uštedjeli vremena da nikada više ne morate ručno preuzeti privitak? Ili što ako možete brzo povući e-poštu iz etera, uštedjevši vrijeme (i paniku!) Provedeno u izradi e-maila 'Žao mi je, nisam to mislio poslati'?
Da, sve je ovo internetsko jujitsu moguće. Skupili smo 17 najboljih hakova za uštedu vremena, poboljšanje života i povećanje efikasnosti u nastavku. Pa čitajte dalje, jer ona sudbinska pristigla poštarina čeka. A za još načina kako maksimalno iskoristiti svojih 6,3 sata, ne propustite 15 Cold Open Business e-maila koji vas razdvajaju .
1 Snažno se odjavite.
Shutterstock
Dobro je okladiti se da je vaša poštanska pošta pretrpana poput studentskog doma tijekom finala. Dobra je oklada i da je većina tog nereda posljedica svakodnevnih ili tjednih e-adresa trgovaca, organizacija i drugih biltena na koje ste se možda prijavili tijekom godina. Pomoću Unroll.me , možete pronaći sve popise na kojima ste možda - i otkazati pretplatu na one s kojih više ne želite primati informacije. Zapravo, jedan Najbolji život editor je mogao koristiti Unroll.me kako bi odredio nevjerojatnih 135 pretplata. Koliko ćete ih pojaviti? A bez koliko biste mogli?
2 Uključite tipkovne prečace.
Shutterstock
Svi znamo osnovne tipkovne prečace. (Naredba- DO : Odaberi sve. Naredba- C : kopiraj. Naredba- Str : zalijepiti. Itd.) Ali korisnici Gmaila mogu uključiti napredni skup prečaca. Prvo idite na postavke . Klikni na Općenito tab. Otprilike na pola puta vidjet ćete a tipkovni prečaci opcija, isključena prema zadanim postavkama. Uključite ga i dobit ćete pristup ovim jednostavnim pritiscima tipki:
- C : započni novu poruku
- Shift- C : pokretanje nove poruke u novom prozoru
- D : pokretanje nove poruke na novoj kartici
- F : prosljeđivanje poruke
- #: izbriši poruku
- Shift- Ja : označi poruku kao pročitanu
- Shift- U : označi poruku kao nepročitanu
- Naredba- S : spremi poruku
3 A zatim ih automatizirajte.
Shutterstock
Ako imate problema s pamćenjem ovog skupa tipkovnih prečaca, Keyrocket, dodatak za Google Chrome podsjetit će vas dok tipkate. (Neinvazivno, naravno.) A za više načina kako postati stroj za produktivnost, naučite 15 načina da udvostručite produktivnost u pola vremena.
4 Koristite hashtagove.
Da, stvarno, organizacijski alat za potpis društvenih mreža djeluje i na e-poštu. Bacite hashtag ili dva na kraj potpisa - dio e-pošte koji je obično odsječen, tako da primatelji neće vidjeti niti prosuditi vašu oznaku '#workhardplayhard' - radi jednostavnog pretraživanja. Samo upišite hashtag u polje za pretraživanje na vrhu pristigle pošte i pojavit će se svaka e-pošta kodirana njime.
5 Omogućite opciju 'unsend'.
Shutterstock
Svi smo bili tamo: sastavite e-poruku, pošaljite je u eter i odmah shvatite, o ne, ta poruka nije bila spremna za slanje. Ispostavilo se da svoje poruke možete vratiti s ruba instaliranjem korisnog kašnjenja. Na Gmailu, na primjer, idite ispod postavke , onda Općenito . Pronaći ćete gumb za poništavanje kao peta opcija. Uključite ga. Na padajućem izborniku možete odabrati interval od 10 sekundi koji će odrediti koliko vremena imate prije nego što se vaša poruka zauvijek pošalje.
6 Postavite tu značajku na 10 sekundi.
Shutterstock
Savjet: ako e-poštu upotrebljavate kao de facto uslugu razmjene trenutnih poruka, preporučujemo postavljanje gumb za poništavanje do 10 sekundi. Na taj se način vaši odgovori neće poslati s pola minute odgode. Ne, 30 sekundi ne zvuči previše, ali recimo to ovako: Da je vaša odabrana IM usluga (Slack, GChat, Facebook Messenger - svejedno!) Tako dugo držala svaku odlaznu poruku, vaši bi kontakti brzo postali nepromišljeni.
7 Ili jednostavno zadnji ispunite polje 'do'.
Shutterstock
To je dobra navika za usvajanje, narode. (Pogledajte prethodna dva slajda.)
8 Iskoristite ovaj znak.
Shutterstock
'Za e-poštu koja započinje pozdravom' bok 'ili' bok ', zatvaranje poput' najbolje 'bilo bi dosljedno', kaže Patricia Napier-Fitzpatrick , osnivač i predsjednik tvrtke Škola bontona u New Yorku . '' Najbolje ', iako prekomjerno iskorišteno, jedno je od najsigurnijih zatvaranja uopće, jer je uvredljivo i univerzalno prikladno.' Točno: Unatoč velikom pretjeranom korištenju, 'Best' jest Najbolji način za potpisivanje e-pošte.
9 I ovaj potpis e-pošte.
Shutterstock
Kad ste na putu, barem ćete se morati odreći dosadnih, slatkih fraza ('Molim oprostite bilo kakve pogreške pri upisu.' 'Poslano iz mog procesora od 1,21 gigavat.' 'Poslano s mog iPhone-a - prije ispisa razmotrite okolinu . ') umjesto nečega jednostavnog, elegantnog, izravnog: 'Poslano s ceste.' Prema Ben dattner , izvršni trener, provjerava sve te kutije, istovremeno dočaravajući atmosferu poput Kerouaca. Nije ni čudo da je Potpis za jedan pametni telefon putem e-pošte koji bi svi trebali imati.
10 I ova poruka izvan ureda.
Prema Jane Scudder , profesor na poslovnoj školi Sveučilišta Loyala u Chicagu, kada ispunjavate poruku da niste u uredu, ovo je format koji biste trebali pripaziti:
Hvala na tvom emailu. Ja sam OOO od utorka, 12. lipnja do petka, 15. lipnja, bez pristupa e-pošti. Ako je ovo hitno, obratite se [OSOBI KOJA JE DOLJE OD VAS NA ZAPOVJEDNOM LANCU - ili, ako ga imate, IME SVOJOG POMOĆNIKA ZA DOSTAVU KAVE] na [NJIHOVA E-MAIL ADRESA]. Inače ću odgovoriti na sve poruke kad se vratim .
Za detalje na razini nitpick-a, poput hoćete li poruku završiti posljednjeg dana ili prvog dana - ili trebate li uključiti telefonski broj ne - samo se obratite naša iskreno isto sveobuhvatan vodič po tom pitanju.
11 Promijenite gustoću prikaza.
Korisnici Gmaila mogu birati između tri različite gustoće prikaza za svoju ulaznu poštu: udoban, ugodan i kompaktan. Gustoća prikaza utječe samo na to koliko praznog prostora postoji između svake poruke na zaslonu pristigle pošte. To je malo više od pitanja preferencija, ali razmislite o tome kao o seminarskom radu. Udoban je poput dvorednog razmaka, gdje je ugodan jednoslojni razmak, a kompaktan je sličan razmaku s pola reda.
12 Ne zaboravite arhivirati.
Shutterstock
Možete ukloniti e-poštu iz svoje pristigle pošte bez potrebe da ih potpuno uklonite iz postova putem mape za smeće. 'Arhiviranjem' pojedinačnih poruka one će se odmah sakriti iz pristigle pošte i svih mapa. No, svejedno ih možete pronaći ako je potrebno putem funkcije pretraživanja. Na Gmailu možete odmah arhivirati poruke nakon što ih otvorite klikom na mali 'x' koji se pojavljuje pored retka predmeta.
13 Slijedite dvominutno pravilo.
Shutterstock
Pod pokroviteljstvom stručnjaka za produktivnost svih linija, dvominutno pravilo siguran je način za suočavanje sa stresom povezanim s e-poštom. Evo kako to funkcionira: ako možete odgovoriti i zaboraviti na e-poštu u dvije minute ili manje, odmah je riješite. Ako ne, bacite ga na stranu za kasnije.
14 Skupite odgovore na e-poštu.
Da biste smanjili količinu vremena koje provodite zalijepljeni za zaslon uhvaćeni u zamamnim razmjenama unaprijed i nazad, odredite doba dana kao razdoblja 'odgovaranja e-poštom'. (Možda je sat vremena ujutro i 90 minuta popodne. Možda su tri sata nakon ručka. Što god vam odgovara!) U tom roku odgovarajte samo na e-poruke - i nikada izvan njih.
15 Ograničite svoju e-poštu na 140 znakova.
Da, baš kao Tweet (ili barem Tweet prije revolucije prije 280). Kao Andrew Bag , izvršni direktor društvene mreže Gab, savjetovao je u mediju post , najbolje je da mailovi budu što kraći. 'Htio bih vam pomoći u rješavanju problema X. Radim Y i Z su predložili da se povežemo. Možete li slobodno čavrljati? ' Nema potrebe za cvjetnim pozdravima.
značenje yvette na hebrejskom
16 Postavite privitke na automatsko preuzimanje.
Shutterstock
Ako ovo, onda ono (IFTTT) , aplikacija za optimizaciju e-pošte, može vam pomoći u postavljanju specifičnog 'jezika', da tako kažem, koji će izrezati gomilu slogova posredničkog tipa. Na primjer: ako dolazna e-pošta ima privitak, IFTTT će je automatski preuzeti na vaš Google disk.
17 Ne odgovarajte na e-poruke nakon radnog vremena.
Nije tajna da su Amerikanci prezaposleni - i, kako je otkrila ta studija Adobea, velik dio tog prekomjernog rada dolazi od čestih slanja e-pošte. Zbog toga su početkom ove godine članovi vijeća grada New Yorka uveli zakon kojim bi tvrtke postale protuzakonitim zahtijevanjem od zaposlenika da provjeravaju e-poštu izvan radnog vremena. (Inspiriran je trenutačno važećim zakonom u Francuskoj, gdje tvrtke sa osobljem većim od 50 moraju postaviti stroge smjernice o radu izvan radnog vremena, inače se suočavaju s novčanom kaznom.)
Otkriti još nevjerojatnih tajni o tome kako živjeti svoj najbolji život, kliknite ovdje da se prijavite za naš BESPLATNI dnevni bilten!
