Uz koronavirus pandemija zatvarajući urede širom svijeta, nebrojene tvrtke i pojedinci zamišljaju kako izgleda radni dan. Međutim, te se promjene protežu i dalje od odjeće trgovinskog ureda za znojenje - za mnoge ljude to znači i iznenadnu poplavu videokonferencijskih poziva.
Ali kod mnogih ljudi koristeći Zoom i druge platforme za videokonferencije po prvi put jednostavna prijava na sastanak i izvlačenje maksimuma iz tih videokonferencija mogu biti dvije vrlo različite stvari. Uz pomoć stručnjaka zaokružili smo konačne stavke i nedostatke koji će vam pomoći da svaki videokonferencijski poziv protekne bez problema.
Čini: Neka područje iza vas bude uredno.
Shutterstock / fizkes
Ako svoje kolege ne biste pozvali u svoj ured, a da ga prethodno nisu počistili, nemojte ih pozivati vaš kućni ured kad je išta manje od urednog.
'Želite da kolege vide vaš kućni ured urednim i organiziranim', kaže Kristen Southall Watts , autor knjige Solo radni dan . Pored toga čišćenje vašeg prostora , Watts preporučuje izbjegavanje izravnog vidokruga prema vratima i preuređivanje 'vašeg ureda tako da članovi obitelji koji zavire ne postanu dio vašeg sastanka.'
Nemojte: Postavite računalo ispod lica.
Shutterstock
Održavanje dobrog kontakta očima presudno je za sastanke, bilo da ih imate osobno ili na mreži, zato pazite da fotoaparat postavite na odgovarajući način.
'Svatko ima kutove koji im dobro izgledaju, ali ničiji kut nije podignut s tla', kaže Flynn Zaiger , Izvršni direktor kreativne agencije za digitalni marketing Internetski optimizam . Umjesto toga, Zaiger preporučuje podizanje vašeg računala tako da bude malo iznad razine očiju kako bi drugi mogli lako vidjeti vas i izgledati najbolje .
Čini: Isključite svoje obavijesti.
Shutterstock / Aleksej Boldin
sedam pehara ishod
One obavijesti koje stižu na vaše uređaje ne samo da vam odvlače pažnju, već i svima u vašem videopozivu.
'Ne morate biti obaviješteni o svakom naslovu vijesti ili novoprenesenom videozapisu onog trenutka kad se dogode, pogotovo ne tijekom predviđenih radnih blokova', kaže Watts, koji napominje da 'svaki put kad na brzinu pogledate svoje feedove na društvenim mrežama, gubite puno produktivnog vremena. '
Nemojte: Pričekajte do posljednjeg trenutka da razradite tehnološke kinkove.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Ako želite da vaš sastanak teče bez problema, prije početka poziva provjerite jeste li testirali softver - uključujući postavke video i zvuka.
'Početak sastanka, a zatim shvatanje da je zvuk isprekidan ili je video pobrkan uzrokuje kašnjenja', kaže Ruben Yonatan , Izvršni direktor tvrtke GetVoIP , koji upozorava da bi vas to čak moglo koštati i ako vas klijenti vide neučinkovitima. Kako biste bili sigurni da je sve u redu, Yonatan preporučuje da prvo napravite suho trčanje s prijateljem koji vam može dati povratne informacije.
Čini: Izgradite stanke između poziva.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Čak i ako imate zajedničke sastanke, samo nekoliko minuta zastoja između njih može uvelike utjecati na to koliko ste učinkoviti na svakom od njih.
'Nakon poziva i konferencija trebat će vam nekoliko minuta da izbrišete daljnju e-poštu ili tekst, organizirate bilješke koje ste zabilježili tijekom sastanka i mentalno prebacite brzinu za sljedeći zadatak', kaže Watts, napominjući da nedostatak Vrijeme pripreme između poziva može povećati rizik od ometanja.
Nemojte: Govori prebrzo.
Shutterstock / fizkes
Ne dopustite da vam uobičajeni govor od milje u minutu oteža suradnike da razumiju poantu koju pokušavate prenijeti.
'Ne govorite prebrzo kako bi vas oni koji vas slušaju (i gledaju) imali problema s razumijevanjem', kaže Deborah Sweeney , Izvršni direktor tvrtke MyCorporation . Ako se trebate zaustaviti pauzom, Sweeney preporučuje da se nasmijete kameri umjesto da koristite riječi za punjenje poput 'um' ili 'uh', zbog kojih možete izgledati nespremno.
Čini: Obratite pažnju na govor tijela drugih ljudi.
Shutterstock / fokus i zamućenje
Ako previše ljudi govori odjednom, u trenu se može pretvoriti u nerazumljivu kakofoniju. Ako želite izbjeći preklapanje govora, pročitajte čitanje sudionika sastanka govor tijela dobiti naznake kada je sigurno razgovarati.
'Uobičajeni znakovi na koje treba paziti su klimavanje glavom ili usta koja se počinju otvarati', kaže Julian Jost , Izvršni direktor i suosnivač tvrtke Svemirska baza .
Nemojte: Držite nepotrebne kartice otvorenima.
Shutterstock / Prijatelji dionica
Ako svoj um želite usredotočiti na zadatak - i izbjeći potencijalnu neugodnost - pobrinite se da ste tijekom sastanka zatvorili ili smanjili sve nepotrebne kartice.
'Ne želite biti zatečeni kad netko pita:' Možete li podijeliti svoj zaslon i pokazati nam? ', Kaže Shayne Sherman , Izvršni direktor tvrtke TechLoris , koji napominje da bi istovremeno otvaranje previše kartica moglo čak utjecati na kvalitetu vašeg poziva.
Čini: Koristite slušalice.
Shutterstock / fizkes
Vaši suradnici žele vas slušati - a ne zvuk vaše djece koja se igraju, lavež vašeg psa ili hitne pomoći koja prolazi vani.
'Većina mikrofona za prijenosnike stvarno je loša i pojačava svaku malu buku', kaže Julie Bee , predsjednik BeeSmart društveni mediji . 'Slušalice za uši i slušalice smanjuju pozadinsku buku na minimum i razumiju ono što govorite.'
Nemojte: Čitanje.
Shutterstock / Pressmaster
Ako želite da sudionici vašeg sastanka ostanu angažirani, pokušajte poticati dijalog umjesto održavanja govora.
'Raspon naše pažnje ovih je dana još kraći, pa umjesto da sjedite ispred računala i razgovarate s onima na pozivu, uključite ljude u razgovore', preporučuje Bee, koja kaže da ova navika također drži ljude angažiranim i pažljivima na pozivu. .
Čini: Upotrijebite tipke za isključivanje zvuka i video.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
Ne morate imati uključen mikrofon ili kameru tijekom svakog sastanka ako za to niste posebno tražili.
“Ako ne govoriš, ušutkaj se. Ako se trebate puno kretati, ili ustati i predahnuti od sastanka ... onda sakrijte svoj video i utišajte se ”, predlaže Bee.
Nemojte: Oslonite se isključivo na WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
kakva je zapravo bila Jackie Kennedy
Imati rezervni plan u slučaju da vam se WiFi isključi, znači da nećete propustiti niti jedan važan detalj.
'Ništa se ne može nadmašiti s čvrstim mrežnim performansama starog školskog ethernet kabela', kaže Jovan Milenkovic , suosnivač tvrtke CommandTech . Iako mnoga prijenosna računala više nemaju ethernet priključke, Milenović napominje da su CAT5 na USB adapteri jeftini i lako dostupni kako bi se omogućilo priključivanje.
Čini: Postavite automatsko snimanje.
Shutterstock / Olivier Le Moal
Umjesto da mahnito pokušavate bilježiti tijekom sastanka, postavite automatsko snimanje kako biste mogli uživati u doslovnom zapisu svega što se poslije dogodilo.
'Zumiranje omogućuje automatsko snimanje poziva, a to može biti neprocjenjivo za bilježenje povratnih informacija klijenta ili tima o projektu', kaže Dusti Arap , poslovni strateg sa Reinvention Co. .
Nemojte: Ostavite ostale uređaje s omogućenim internetom da rade.
Shutterstock / David Herraez Calzada
Isključivanjem ostalih uređaja s omogućenim internetom u vašem domu prije početka sastanka možete vam pomoći u ograničavanju kašnjenja u vezi i održavanju nesmetanog odvijanja videokonferencijskih poziva.
'Čak i najbolji internetski paket neće garantirati da vaš kućni internet može održavati duge poslovne sastanke putem videokonferencija', kaže Milenković, koji preporučuje cimerima i članovima obitelji da stave igranje i preuzimanje na čekanje dok je to moguće, kad god je to moguće.
Čini: Upotrijebite funkciju chata.
Shutterstock / Rawpixel.com
Jednostavno je rješenje ako želite izbjeći da svi razgovaraju jedni o drugima kada je vrijeme Pitanja na kraju sastanka.
'Upotrijebite funkciju chata da biste izjavili da prvo imate pitanje ili izjavu, umjesto da ih samo zamutite', sugerira Matthew Ross , suosnivač i glavni direktor tvrtke Dromovo dvorište .
Nemojte: Nosi se u znoju.
Shutterstock / fizkes
Ponašajte se prema svojim virtualnim suradnicima s istim poštovanjem kao i osobno i pobrinite se da tražite dio za svoj sastanak.
'Pokušajte izbjeći bilo što presvijetlo i bilo što s previše uzoraka', sugerira Kyle Turk , Potpredsjednik marketinga na Pretraživanje glavnih predavanja . Turk dodaje da je čak i ako mislite da će vas suradnici vidjeti samo od ramena prema gore, nošenje donjeg dijela prikladnog za rad uvijek dobra ideja u slučaju da morate ustati ili se pomaknuti.
Čini: Imajte rezervni plan.
Shutterstock / Majmunske poslovne slike
Imajte pri ruci sve primjenjive podatke za prijavu na sastanak i nećete propustiti ritam ako vaša veza kasni.
'Provjerite imate li telefonski broj ili rezervni plan u slučaju da se mrežno ne poveže kako je planirano', predlaže Paige Arnof-Fenn , osnivač i izvršni direktor globalne tvrtke za strateški marketing Mavens & Moguls .
Nemojte: Upotrijebite tipkovnicu.
Shutterstock / Jacob Lund
Ako želite voditi bilješke tijekom sastanka, priručite bilježnicu umjesto da je tapkate po tipkovnici.
'Bez obzira pišete li bilješke ili odgovarate na e-poštu ili timske razgovore, zvuk tipkanja ometa vas', kaže Mark Strassman , SVP i GM UKC-a u LogMeIn . Ako se rukopisno bilješke ne čine adekvatnom alternativom, Strassman predlaže korištenje ugrađene usluge transkripcije dostupne na većini platformi za videokonferencije.
Čini: Omogući vruće tipke.
Shutterstock/Jasni
Umjesto da se petljate kako biste pronašli gumb za pristup mikrofonu, prije sastanka omogućite vruće tipke kako biste lako mogli pozvati kad god je potrebno.
'Omogućivanje Pritisni za razgovor osigurat će vam da niste uzrok bijelog šuma, odjeka i pozadinske buke u okruženju grupnih poziva', kaže Keenan Beavis , osnivač Longhouse Media , koji napominje da je ova funkcionalnost dostupna na platformama poput Zoom, Skype i Discord.
Nemojte: Zaboravite se odjaviti.
Shutterstock / shurkin_son
Prije nego što se vratite u znoj, poželjet ćete poduzeti jedan ključni posljednji korak: završiti poziv.
'[Ne] spustite stražu prije nego što se odjavite - mikrofon / zvučnik možda su i dalje aktivni!' upozorava Arnof-Fenn.
