Što se tiče e-pošte, možda mislite da znate sve što trebate znati. Napokon, većina nas u prosjeku šalje i prima 121 e-poštu dnevno , prema tvrtki za istraživanje tržišta tehnologija Grupa Radicati . No, iako vjerojatno provodite značajan dio svakog dana trudeći se u pristigloj pošti, ipak biste mogli naučiti stvar ili dvije. Zapravo, postoji mnoštvo pravila etikete e-pošte koja redovito izmiču vama i mnogim drugim ljudima na vašem popisu kontakata. Želite biti sigurni da ste elektronički pristojni? Evo 17 zlatnih pravila slanja e-pošte koja vjerojatno niste znali, ali ih morate znati.
1 Odgovorite čim dobijete e-poštu, čak i ako vam treba više vremena.
Shutterstock
Nitko ne prihvaća odgovor na e-poštu tjednima nakon što ga je poslao. Zapravo, istraživanje iz 2018. godine koje je provela konzultantska tvrtka Rješenja za izvedbu toistera otkrio je da 41 posto ljudi očekuje odgovor e-pošte od svojih kolega u roku od sat vremena. (Počnite sada sastavljati isprike svom računovodstvu!)
Naravno, neki odgovori e-poštom pozivaju vas da prežvakate svoje misli i sastavite odmjerenu poruku. U tim je slučajevima rješenje jednostavno: odgovorite u roku od nekoliko minuta kako biste obavijestili pošiljatelja da ste primili njegovu poruku, ali treba vam malo više vremena da to riješite. Na taj način znaju da ste uzeli u obzir njihovu e-poštu i ne ignoriraju ih jednostavno.
2 Koristite 'Odgovori svima' s oprezom.
Shutterstock
Između opcija 'Odgovori' i 'Odgovori svima' postoji ključna razlika. Pa ipak, mnogi korisnici e-pošte to nažalost ne shvaćaju. U slučaju da ste jedan od njih, znajte da kad odaberete potonjeg, svaki primatelj koji je bio CC-ov na izvornoj poruci primi vaš odgovor - i, češće nego ne, ne trebate preplaviti sve pristigle pošte.
Te su nepotrebne masovne poruke takva pošast, postoji kolokvijalni izraz koji ih opisuje: ' Odgovori Allpocalypse . ' Dakle, sljedeći put kada budete odgovarali na masovnu e-poštu, razmislite tko zaista mora pročitati vaš odgovor: cijela tvrtka ili samo izvorni pošiljatelj?
3 Ako želite odgovor od nekoga, nemojte ga CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Kada nekoga CC navedete na e-poštu - što znači da ga 'kopirate', to obično znači da ga želite zadržati u razgovoru, ali ne tražite nužno odgovor od njega. I kao profesionalni trener Dannielle Walz upozorava, zlouporaba opcije CC može dovesti do problema s komunikacijom.
'CC-om uvrštavanjem vaših kolega u mnoge e-mailove oni će možda prestati doživljavati vaše e-adrese kao važne i mogu ih smjestiti izravno u' referentnu mapu 'ili' mapu za čitanje kasnije ', napisala je u LinkedIn post. 'To bi moglo dovesti do propuštanja važnih informacija u budućnosti.'
Dakle, ako očekujete odgovor od nekoga, stavite njegovu adresu e-pošte u polje 'Za' i štedljivo koristite funkciju 'CC'.
4 Shvatite kada i kada ne koristiti BCC.
Shutterstock
BCC polje je još složenije, neprestano izbjegavajući čak i najiskusnije korisnike e-pošte. Ali hajde da to raščlanimo: BCC je kratica za 'slijepu kopiju', pa iako je sličan CC-ing-u, BCC-ing ne prikazuje e-poštu te osobe drugim primateljima, što znači da nitko drugi na lancu neće vidjeti da vi uključio ih.
Pa kada je u redu koristiti BCC? Hillel Pun od Inc. magazin kaže da je to strogo za masovnu e-poštu ili kad vas netko putem e-pošte upozna s nekim drugim.
'U svakom drugom slučaju, kada nekome pošaljete e-poštu, a nekome drugom BCC, postajete nepošteni - sviđalo se to vama ili ne', napominje Fuld. 'E-poštom šaljete osobu X, a da ona ne zna, dopuštate da osoba Y prisluškuje vaš razgovor. Osoba X nema pojma da netko drugi čita ovu e-poštu, a u stvarnosti ste je u potaji poslali i nekome drugome. '
5 Umjereno koristite uskličnike.
Shutterstock
Lako je tu i tamo baciti uskličnik u e-poštu, ali pokušajte ne unijeti znak navika toga. Iako se u povijesti koriste za označavanje uzbuđenja, u e-poruci se uskličnici lako mogu zamijeniti s lažnošću ili pasivnom agresivnošću.
san pada smisla
'Upotreba nepotrebnog uskličnika u e-poruci lako može uništiti osnovno značenje vašeg teksta,' Anna Verasai objašnjava na HR Sažetak . 'Koristite ga samo kada trebate naglasiti nešto što je važno. Razmislite kako bi vaš čitatelj mogao protumačiti poruku kad je pročita. '
6. Budite oprezni s upotrebom humora.
Shutterstock
Svi vole a dobar vic svako malo, ali budući da se ton može pogrešno protumačiti kad se osobno ne podudara, šale je najbolje izostaviti iz e-pošte. 'Rezervirajte humor za telefonski poziv ili osobno', profesor poslovnog pisanja, David Silverman , napisao je u Harvard Business Review . 'Na taj način, kad na drugom kraju reda ili na suprotnoj strani konferencijskog stola vlada zaprepaštena tišina, mogao bih reći,' Mislim da možda ne shvaćate koliko se smiješno smatram, i, s obzirom na to, vjeruj da ću sada stati. ''
Ali ozbiljno: Ključna studija iz 2005. objavljena u časopisu Časopis za osobnost i socijalnu psihologiju otkrio je da, dok su pošiljatelji predviđali da bi njihovi primatelji mogli točno dešifrirati ton 80 posto vremena, primatelji su zapravo mogli točno pročitati ton samo 56 posto vremena.
7 Preskočite žargon.
Shutterstock
S porastom trenutnih poruka, skraćeni oblici Engleski jezik postali su široko korišteni - poput 'u' za 'ti' ili 'želim' umjesto 'želim'. Ali, baš kao što se humor često ne drži kada je riječ o e-porukama, sleng je sličan zabranjen pristup. Prema jednom OnePoll ankete, 37 posto ljudi smatra da je uporaba slenga na radnom mjestu neprihvatljiva, a 55 posto je reklo da preskočite 'lol' kada je e-pošta u pitanju šefa.
8 Obratite pozornost na crtu predmeta.
Shutterstock
Predmeti su jednostavni, ali neophodni. A budući da se većina e-mailova čita Mobilni uredaji —55 posto, prema podacima tvrtke za dostavu e-pošte Povratni put - važno je da ih zakucate. Kratke, sažete i izravne teme najbolje su. Svrha vaše e-pošte trebala bi biti jasno navedena i trebali biste je ograničiti na pet riječi ili manje, jer mobilni uređaji nakon toga odsječu sve riječi.
9 Uključite potpis.
Shutterstock
Jeste li ikad od nekoga dobili e-mail i pitali se: 'Tko je ovo iz ? ' Iako vam adresa pošiljatelja može dati nekoliko naznaka tko su oni, ponekad to nije dovoljno. Potpis na kraju vaše e-pošte može odmah obavijestiti primatelja tko ste, što radite i kako vas može dalje kontaktirati.
Ljudi iz integrirane marketinške agencije Okurativni recite da je imati okvir s potpisom e-pošte 'poput predavanja posjetnice osobi svaki put kad pošaljete e-poštu.' Ako ga još nemate, dodajte potpis koji uključuje vaše puno ime i prezime, položaj, telefonski broj, e-adresu, web mjesto i poslovni logotip.
10 Ne zaboravite da se POPOLJITE (neka bude kratko i jednostavno).
Shutterstock
Metoda KISS nešto je što smo većinu nas učili u osnovnoj školi, ali to ne znači da je i kasnije manje potrebna. Bumerang , aplikacija za produktivnost e-pošte, istražila je ključne metode za dobivanje više odgovora na e-poštu. Njihov najveći za poneti? Najbolje je pisati kao da imate osam godina.
Njihovo istraživanje otkrilo je da je na e-poruke napisane na razini čitanja trećeg razreda 36 posto vjerojatnije da će se odgovoriti nego na one napisane na fakultetskoj razini čitanja.
11 Skrenite pozornost na privitke.
Shutterstock
Privici su ponekad neophodan dio postupka slanja e-pošte, ali trebali biste dobro znati kako ih koristiti prije nego što ih priložite s napuštanjem. U dugim lancima e-pošte ponekad mogu ostati neprimijećeni ili previdjeti, a neočekivane privitke također se obično ne otvaraju jer su primatelji oprezni prema elektroničkim virusima.
Najbolje je rješenje pozvati svoje privitke u tijelu e-pošte. Gramatički kaže da je najbolji način da obavijestite primatelja o privitcima ako na kraj e-pošte uključite poruku koja kaže nešto poput 'Priložio sam [stavku]' ili 'Dodatne pojedinosti potražite u priloženoj [stavci] . '
12 Standardizirajte svoj font.
Shutterstock
Iako igranje sa stilovima i bojama fontova može biti zabavno, u profesionalnom svijetu nema mjesta za jarko ružičaste Comic Sans. Kako se ispostavilo, upotreba fonta izuzetno je važna kada je riječ o digitalnoj komunikaciji, prema Colin Wheildon , autor knjige Tip i izgled: Komunicirate li ili samo pravite lijepe oblike? 'Moguće je otpuhati tri četvrtine naših čitatelja jednostavnim odabirom pogrešne vrste', rekao je Američki književnici i umjetnici .
Dakle, kojih biste se fontova trebali držati kada je riječ o e-porukama? MageMail preporučuje Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS ili Arial.
13 Lektorirajte sve.
Shutterstock
Prilikom pisanja e-pošte, velika je vjerojatnost da ćete ipak pogriješiti, samo ste ljudi. Međutim, pogreške se često ne smatraju prošlošću kada su u pitanju radne adrese e-pošte. U Gramatička anketa od gotovo 2000 ispitanika, 67 posto je reklo da jest ne u redu napraviti pogreške u kucanju u e-porukama, dok je samo 6 posto smatralo da je to prihvatljiva pogreška.
14 Posljednju unesite e-adresu.
Shutterstock
zabavne igre za igranje kod kuće s obitelji
Najjednostavniji način da pazite da ne pošaljete e-poštu prije nego što bude spremna ili prije nego što bude očišćena od bilo koje pogreške pri upisu? Prije unosa primateljeve adrese e-pošte pričekajte dok sve ne bude u top tip obliku. Kao što znate, izrada pogreške e-pošte jedan je od najjednostavnijih načina za stvaranje pogrešnog dojma.
'Nije stvar samo u profesionalizmu,' Karen Kessler , predsjednik Evergreen Partners, za Forbes . 'Ono što je u pitanju je reputacija zaposlenika i tvrtke ili organizacije. Vidjeli smo da loše odluke e-poštom dovode do negativnih posljedica za parnicu - otkaz - i za organizaciju - parnice. '
15 I triput provjerite ime primatelja.
Shutterstock
Jedna od velikih pogrešaka koju biste trebali izbjegavati je pogrešno pisanje imena vašeg primatelja, pa provjerite triput provjerite prije nego što pritisnete send. Puno ljudi vidi čin od pravopisna pogreška lijeno i nepromišljeno ime, posebno kada je točan pravopis u adresi e-pošte. Što biste trebali učiniti ako slučajno pogriješite? Kathryn Shanley , vlasnik My Red Pen Editing, kaže neposredna isprika je ključ za održavanje vaše vjerodostojnosti.
16 Za profesionalno poslovanje koristite profesionalnu adresu e-pošte.
Shutterstock
Iako je osobnu e-adresu u redu koristiti za dopisivanje s prijateljima ili obitelji, držite je izvan profesionalnog poslovnog područja. To je posebno važno u a potrošač-prodavač situacija. 2016 GoDaddy istraživanje među 1.000 Amerikanaca otkrilo je da 75 posto vjeruje da je posjedovanje profesionalne e-pošte važan čimbenik povjerenja u internetsku tvrtku, a 33 posto sumnjalo bi u legitimitet prodavača ako bi koristilo osobnu adresu e-pošte.
'Nikada ne zaboravite prvi dojam, bilo u stvarnom životu bilo na mreži', direktor GoDaddyjevog proizvoda, Steven Aldrich , rekao je u a izjava . 'Često se vaša prva izravna interakcija s kupcem odvija putem e-pošte, pa je izgled profesionalca u ovom kontekstu izuzetno važan.'
17 Zapamtite da se sve može podijeliti.
Shutterstock
Bilo da se radi o prosljeđivanju, BCC-inženju ili jednostavno treptanju telefona u nečije lice, važno je imati na umu da sve što napišete u e-pošti može vidjeti netko drugi, a ne primatelj. Stoga bi sva vaša e-komunikacija trebala biti profesionalna i bez rizika. Napokon, e-adrese mogu i biti dopušteno na sudu , pa je najbolje da nikada nikada ne šaljete ništa što bi se moglo upotrijebiti protiv vas. A za više načina za poboljšanje vašeg radnog života, pogledajte 25 genijalnih trikova za pametniji i nedostupniji rad .
Otkriti još nevjerojatnih tajni o tome kako živjeti svoj najbolji život, kliknite ovdje da nas pratite na Instagramu!
